日々のスケジュールやタスク管理に、手帳を活用しているというビジネスパーソンは多いでしょう。
しかし、なかには「いまいち手帳を使いこなせていない」「アプリの方が使いやすいのでは？」など、手帳の活用方法に悩んでいる方も少なくないようです。
手帳は上手に活用すればビジネスにとって大きなプラスになります。
手帳をすでに持っている方はもちろん、これから使ってみようと思っている方も、賢い活用方法をチェックしてみましょう。
今回は、経営者やビジネスエリートのための手帳活用術や、手帳を使うメリット、手帳選びのポイントについて解説します。
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経営者やビジネスエリートのための手帳活用術
仕事の予定がたくさん詰まっている経営者やビジネスエリートは、どのように手帳を活用しているのでしょうか。
ここでは、ビジネスパーソンにおすすめの手帳活用術を3つご紹介します。
手帳で全体のスケジュールを把握する
経営者やビジネスエリートは複数の仕事を同時に掛け持ちすることも多いので、ダブルブッキングの防止や業務の効率化のためにも、全体のスケジュールを把握できるような手帳の使い方をするのがおすすめです。
手帳には年間カレンダーと月間カレンダー、そして週間カレンダーがついていますが、スケジュール全体を把握したいときは、その月の予定を一目でチェックできる月間カレンダーを活用すると便利です。
予定を色分けして見やすさアップ
手帳には黒のボールペンや万年筆を使って書き込むという方が多いでしょう。
しかし、同じ色でびっしり予定を書き込むと、あとで見返す際にどんな予定が入っているのか瞬時に確認するのが難しくなります。
そんなときは、手帳に予定を書き込んだ後、カラーペンを使って色分けしてみましょう。
たとえば緊急性の高い仕事や、忘れてはいけない重要な項目には赤色をつけたり、案件別に色分けしたりすれば、仕事の内容や重要性に合わせてスケジュールを把握しやすくなります。
最初からカラーペンで書き込むという方法もありますが、手元にカラーペンがないと書き込めず、後回しにしてしまう可能性が高くなるので避けた方が無難です。
幅広の蛍光ペンを使えば、後から予定にアンダーラインを入れていくだけで簡単に色分けできるので、手帳に書き込む時間がなかなか取れないという方にもおすすめです。
目標・目的を書く
経営者やビジネスエリートの多くは、手帳を単なるスケジュール帳として使うのではなく、自分の目標や目的を書く「夢ノート」として活用しています。
毎日与えられた仕事をただ漫然とこなすのではなく、「今年は売上を◯◯円まで伸ばす」「新商品の企画を通し、開発にこぎつける」といった年間ベースの目標を手帳に書き込むことで、自分が何を目指しているのか、どんなことを達成したいのかを明確にします。
そのうえで、年間目標を叶えるために実行すべきことを月間・週間スケジュールに落とし込んでいくと、夢の実現に向かって着実にステップを踏んでいくことができます。
仕事が忙しすぎると、つい自分を見失ってしまうこともありますが、手帳に明確な目的・目標を掲げておけば、いつでも初心に戻って仕事へのモチベーションを維持できるでしょう。
経営者やビジネスエリートが紙の手帳を使う理由
最近はスマホにインストールして使用するスケジュール管理アプリやToDoアプリが数多くリリースされています。
なかには無料で利用できるものもあるため、わざわざお金を払って紙の手帳を購入することに疑問を感じている方も多いでしょう。
しかし、誰もがスマホを持っている時代でありながら、今なお紙の手帳を使っている経営者やビジネスエリートは決して少なくありません。
スマホを保有している20～60代を対象に実施されたアンケート調査によると、スケジュールをスマホで管理していると回答した人は男性が3割、女性が2割であるのに対し、紙の手帳で管理していると回答した人は男性で6割、女性で7割近くにも上っています。［注1］
では、なぜスマホを持っていながら、あえて紙の手帳を利用するのでしょうか。
その理由は大きく分けて3つあります。
[注1]オフラボ：手帳派？アプリ派？ スマホ1人1台時代でも スケジュール管理は「手書き」派が6割
時短になる
近年販売されているスマホは高性能なので、たいていのアプリは瞬時に立ち上げることができます。
しかし、新たな予定を書き込むためには、まず該当の日をタップ→新規作成をタップ→予定を書き込む→保存するなど、複数のステップを踏まなければなりません。
紙の手帳なら、カバンから取り出してページを開き、さっと書き込むだけなので、実はスマホを使うよりも時短になります。
経営者やビジネスエリートは多忙ゆえに、手間と時間のかからない紙の手帳を愛用している方が多いようです。
全体のスケジュールが見やすい
スマホの画面サイズは、最も大きいものでも一般的なハンディサイズの手帳の片面ほどしかありません。
デイリーの予定なら一画面に表示することも可能ですが、週間や月間カレンダーを全画面表示すると、一つひとつの予定が小さくて見づらくなってしまいます。
かといって、画面をズームすると、他の予定を見るのにいちいちスクロールしなければならず、スケジュールの全体像を把握しにくいところが難点です。
その点、紙の手帳はカレンダーやスケジュールが見開きになっているので、月間や週間のスケジュールを俯瞰で確認できるところが利点です。
自由度が高い
スマホのスケジュールアプリは、書式やレイアウトがある程度決まっているため、自由度はそれほど高くありません。
紙の手帳なら、枠外にメモを書き込んだり、吹き出しを使って注釈を入れたり、付箋を貼ったりと、必要に応じてさまざまなアレンジを加えることができます。
さらにメモ欄を活用すれば、アイデア帳として使ったり、即席のToDoリストを追加したりと、オリジナリティの高い手帳に仕上げることもできます。
経営者やビジネスエリートが手帳を選ぶときのポイント
経営者やビジネスエリートが手帳を選ぶ際、チェックしたいポイントを3つご紹介します。
携帯性と書き込みやすさをチェック
ビジネスパーソンが仕事用として使用する手帳を選ぶときは、携帯性と書き込みやすさを重視するのがポイントです。
手帳のサイズはA6・B6・A5・B5・A4などさまざまなサイズがありますが、中でもB6サイズ（128mm×182mm）やA5サイズ（148×210mm）の手帳は、1ページあたりの面積もほどよく、バッグにもすっぽり収まるということで人気があります。
手帳を内ポケットに入れて、いつでもさっと取り出せるようにしたいという方は、一回り小さめのA6サイズ（105mm×148mm）を選ぶとよいでしょう。
月間カレンダーの有無をチェック
手帳のレイアウトは製品によって異なり、1ページに1日分の予定をたっぷり書き込めるタイプもあれば、見開きに1週間の予定を書き込めるタイプもあります。
基本的には自分の好みや使い勝手に合わせてOKですが、経営者やビジネスエリートの方はスケジュール全体を把握しやすいよう、見開きに1ヵ月間の予定を書き込める月間カレンダー（マンスリー）が付いているかどうかをチェックしましょう。
そのうえで、予定を時間刻みで管理したいのなら、週間カレンダーに時間軸が記載されている週間バーチカルのものを選びましょう。
アイデアやメモを書き込むことが多い人は週間カレンダーの見開き右ページに余白のある週間レフトを選ぶのがおすすめです。
手帳をよく使うのなら丈夫な素材を選ぶ
手帳の表紙に使われている素材は製品によって多種多様で、安価なプラスチック製のものから、本革カバー付きのものまでバリエーション豊富です。
ただ、プラスチック製のものは何度も出し入れしていると表面や角がよれてきますので、ハードに使いたいのなら合皮やレザーなど丈夫な素材で作られたものを選びましょう。
本革カバーのものならステータス性があり、人前でも堂々と使うことができます。
しかし、水濡れに弱いので取り扱いには要注意です。
経営者やビジネスエリートは、仕事だけでなく健康・美容も手帳で管理する
経営者やビジネスエリートの方は、自由度が高く、手軽に使える紙の手帳を上手に活用して、日々のスケジュールやタスク管理を行っています。
手帳で1ヵ月のスケジュールの全体像を把握できるようにすれば、どこにどの予定を入れれば仕事がスムーズに進むか。空き時間を使ってやれることはないかなど、時間を有効に活用するための工夫を取り入れることができます。
もちろん、仕事関係のことだけでなく、プライベートな予定を書き込んでもOKです。
余白に、毎日の体重や体脂肪率、運動量を書き込んだり、興味のある美容法をメモしたりすれば、日々の健康・美容管理にも役立つでしょう。
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